ADMINISTRASI DAN PRINSIP ADMINISTRASI MENURUT HENRY FAYOL DAN MAX WEBER

Pengertian

• Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).

• Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).

• Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

• Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua):
• Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
• Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

1. Administrasi Sebagai Proses Atau Kegiatan Perumusan-perumusan administrasi sebagai kegiatan yang terdapat dalam kepustakaan Indonesia berbunyi sebagai berikut : 1. “ jadi apabila bicara mengenai ‘administrasi’ maka jelas yang dimaksud adalah penyelenggaraan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan poko dari masyarakat dan anggota-anggotanya”(sumber: Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman Theori, Pengembangan dan Filosofi Kepemimpinan Kerja, 1971, pagina 11)

2. Pengertian Administrasi itu dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu : 1. Administrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebaga suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama 2. Administrasi dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil ialah segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk juga didalamnya tindakan untuk menenyukan tujuan itu sendiri, atau dengan kata lain bersifat melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan pada masa yang akan datang.

3. Administrasi sebagai proses, sebagai proses administrasi berarti keseluruhan proses yang berupa kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapainya suatu tujuan.

14 Prinsip Organisasi Henry fayol

1. Pembagian kerja, Prinsip ini sama dengan “pembagian kerja” Adam Smith. Spesialisasi         menambah hasil kerja dengan cara membuat para pekerja lebih efisien.

2. Wewenang, Manajer harus dapat member perintah. Wewenang memberikan hak ini kepadanya,. Tetapi wewenang berjalan seiring dengan tanggung jawab. Jika wewenang digunakan, timbullah tanggung jawab. Agar efektif, wewenang seorang manajer harus sama dengan tanggung jawabnya.

3. Disiplin, Para pegawai harus mentaati dan menghormati peraturan yang mengatur organisasi. Disiplin yang baik merupakan hasil dari kepemimpinan yang efektif, suatu saling pengertian yang jelas antara manajemen dan para pekerja tentang peraturan organisasi serta penerapan hukuman yang adil bagi yang menyimpang dari peraturan tersebut.

4. Kesatuan komando, Setiap pegawai seharusnya menerima perintah hanya dari seorang atasan.

5. Kesatuan arah, Setiap kelompok aktivitas organisasi yang mempunyai tujuan sama harus dipimpin oleh seorang manjer dengan menggunakan sebuah rencana.

6. Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan individu. Kepentingan seorang pegawai atau kelompok pegawai tidak boleh mendahulukan kepentingan organisasi secara keseluruhan.

7. Remunarasi, Para pekerja harus digaji sesuai dengan jasa yang mereka berikan.

8. Sentralisasi, ini merujuk kepada sejauh mana para bawahan terlibat dalam pengambilan keputusan. Apakah pengambilan keputusan itu disentralisasi (pada manajemen) atau disentralisasi (pada para bawahan) adalah proporsi yang tepat. Kuncinya terletak pada bagaimana menemukan tingkat sentralisasi yang optimal untuk setiap situasi.

9. Rantai scalar, Garis wewenang dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling rendah merupakan rantai scalar. Komunikasi harus mengikuti rantai ini. Tetapi, jika dengan mengikuti rantai tersebut malah tercipta kelambatan, komunikasi silang dapat diizinkan jika disetujui oleh semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahhu.
10. Tata tertib, Orang dan bahan harus ditempatkan pada tempat dari waktu yang tepat.
11. Keadilan, Para manajer harus selalu baik dan jujur terhadap para bawahan
12. Stabilitas masa kerja para pegawai, Perputaran (turnover) pegawai yang tinggi adalah tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia yang teratur dan memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu adda pengganti
13. Inisiatif, Para pegawai yang diizinkan menciptakan dan melaksanakan rencana-rencana akan berusaha keras
14. Esprit de corps, Mendorong team spirit akan mmembangun keselarasan dan persatuan di dalam organisasi (dari sebuah sumber buku)

                                                                          

Organisasi Ideal Ala Max Weber

1. Pembagian Kerja. Pekerjaan dipecah-pecah sehingga jelas pembagian masing-masing anggota. 
2. Hirarki kewenangan yang jelas. Struktur organisasi disusun bertingkat dan memastikan jabatan yang lebih rendah berada di bawah supervisi dan kontrol dari yang lebih tinggi. Garis komando dan garis koordinasi diciptakan untuk meperjelas alur pelaporan diantara anggota organisasi.
3. Formalisasi yang tinggi. Untuk mengatur perilaku anggota organisasi, perlu disusun peraturan dan prosedur formal sebagai sebuah sistem. Poin ini sangat relevan dengan besaran organisasi. Semakin organisasi tumbuh besar, maka perlu ada formalisasi agar semua hal berjalan standar.
4. Impersonal. Tindakan dan keputusan yang berlaku di dalam organisasi tidak melibatkan perasaan pribadi. Tidak diperbolehkan konflik kepentingan berperan dalam pengambilan keputusan 
5. Keputusan personalia berdasarkan kemampuan. Keputusan tentang promosi, seleksi, didasarkan atas kualifikasi, keberhasilan atau prestasi. Organisasi harus menciptakan merit sistem berjalan secara sesuai.
6. Adanya jenjang karir bagi anggota organisasi. Prinsip ini mengasumsikan bahwa keanggotaan organisasi seseorang adalah seterusnya (continuous basis). Dengan jenjang karir diharapkan anggota dapat mengejar karir dan menjaga komitmen terhadap organisasi.
7. Pemisahan yang jelas kehidupan pribadi dan organisasi. Dalam organisasi ideal, pengambilan keputusan dilakukan semaksimal mugkin berjalan rasional. Artinya, anggota organisasi harus dapat memisahkan kehidupan organisasi dan kehidupan organisasi.